Panduan Membuat Dokumen Project Organization Chart

Project Organization Chart adalah diagram yang menunjukkan struktur organisasi proyek, termasuk peran, tanggung jawab, dan hubungan hierarki antara anggota tim proyek. Dokumen ini membantu memperjelas struktur pengambilan keputusan, alur komunikasi, dan tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam proyek. Berikut adalah panduan langkah demi langkah dalam membuat Project Organization Chart:

1. Identifikasi Anggota Tim Proyek

• Identifikasi semua anggota tim proyek yang relevan, termasuk peran dan tanggung jawab masing-masing.
• Tinjau struktur organisasi proyek yang telah ditetapkan dalam Project Management Plan atau dokumen sebelumnya.

2. Tentukan Hierarki

• Tetapkan struktur hierarki dalam Project Organization Chart, mulai dari level manajemen senior hingga level operasional.
• Identifikasi pemimpin proyek (Project Manager) dan hubungan hierarki antara anggota tim proyek.

3. Deskripsikan Peran dan Tanggung Jawab

• Jelaskan peran dan tanggung jawab masing-masing posisi dalam diagram.
• Gunakan deskripsi yang singkat dan jelas untuk menjelaskan aktivitas atau fungsi yang harus dilaksanakan oleh setiap anggota tim proyek.

4. Sertakan Informasi Kontak

• Sertakan informasi kontak lengkap (nama, jabatan, email, nomor telepon) dari anggota tim proyek yang relevan.
• Pastikan informasi kontak tersebut mudah diakses oleh seluruh anggota tim proyek dan pemangku kepentingan terkait.

5. Rencana Komunikasi

• Tinjau alur komunikasi yang terjadi dalam struktur organisasi proyek.
• Tentukan jalur komunikasi yang efektif antara anggota tim proyek, pemimpin proyek, dan pemangku kepentingan lainnya.

6. Integrasi dengan Dokumen Proyek Lainnya

• Pastikan bahwa Project Organization Chart terintegrasi dengan dokumen proyek lainnya, seperti Project Management Plan, Charter, dan Risk Register.
• Jelaskan bagaimana struktur organisasi ini mendukung pencapaian tujuan proyek dan pengelolaan risiko yang telah diidentifikasi.

7. Persetujuan dan Distribusi

• Ajukan Project Organization Chart kepada pemimpin proyek atau pihak yang berwenang untuk mendapatkan persetujuan.
• Setelah disetujui, distribusikan diagram kepada seluruh anggota tim proyek dan pemangku kepentingan terkait.

8. Revisi dan Pembaruan

• Lakukan revisi dan pembaruan Project Organization Chart jika ada perubahan dalam struktur organisasi proyek.
• Pastikan bahwa semua perubahan direview dan disetujui oleh pemimpin proyek atau pihak yang berwenang.

9. Monitoring dan Evaluasi

• Monitor penggunaan Project Organization Chart selama pelaksanaan proyek.
• Evaluasi keefektifan struktur organisasi dalam mendukung kerja tim, komunikasi, dan pengambilan keputusan.

Dengan mengikuti panduan di atas, Anda dapat membuat Project Organization Chart yang jelas dan informatif untuk memperjelas struktur organisasi proyek. Dokumen ini membantu memastikan bahwa semua anggota tim proyek memahami peran dan tanggung jawab mereka serta menjaga alur komunikasi yang efektif selama pelaksanaan proyek.