Panduan Membuat Dokumen Business Case

Dokumen Business Case merupakan dasar untuk mempertimbangkan keputusan investasi dalam suatu proyek TI. Dokumen ini menguraikan alasan-alasan mengapa proyek tersebut perlu dilaksanakan, manfaat yang diharapkan, serta analisis biaya dan manfaat yang terkait. Berikut adalah panduan langkah demi langkah dalam membuat dokumen Business Case dalam Manajemen Proyek TI:

1. Ringkasan Eksekutif

• Tuliskan ringkasan eksekutif yang singkat dan jelas tentang tujuan dan manfaat proyek.
•  Jelaskan secara ringkas mengapa proyek ini penting untuk perusahaan atau organisasi.

2. Latar Belakang Proyek

• Jelaskan latar belakang proyek, termasuk permasalahan atau peluang yang ingin diatasi atau dimanfaatkan melalui proyek.
• Identifikasi tren pasar atau perubahan lingkungan yang mendukung kebutuhan proyek.

3. Tujuan Proyek

• Tetapkan tujuan proyek secara spesifik, terukur, realistis, dan terbatas pada waktu (SMART).
• Jelaskan bagaimana pencapaian tujuan proyek akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan atau organisasi.

4. Manfaat yang Diharapkan

• Identifikasi manfaat yang diharapkan dari proyek, baik secara finansial maupun non-finansial.
• Tinjau dampak positif yang mungkin terjadi terhadap operasional, produktivitas, kualitas layanan, atau reputasi perusahaan.

5. Analisis Biaya dan Manfaat (Cost-Benefit Analysis)

• Lakukan analisis biaya dan manfaat secara menyeluruh untuk proyek.
• Identifikasi semua biaya yang terkait dengan proyek, termasuk biaya pengembangan, operasional, dan pemeliharaan.
• Tinjau manfaat finansial yang diperoleh dari proyek, seperti penghematan biaya, peningkatan pendapatan, atau pengembalian investasi (ROI).

6. Analisis Risiko dan Mitigasi

• Identifikasi risiko yang mungkin timbul selama pelaksanaan proyek.
• Sertakan strategi mitigasi risiko yang akan diterapkan untuk mengurangi dampak risiko terhadap proyek.

7. Alternatif Solusi

• Tinjau alternatif solusi yang mungkin ada untuk mengatasi permasalahan yang ingin diselesaikan melalui proyek.
• Bandingkan kelebihan dan kekurangan dari masing-masing alternatif solusi.

8. Tinjauan Legal dan Kepatuhan

• Tinjau persyaratan hukum, regulasi, atau standar industri yang perlu dipatuhi dalam pelaksanaan proyek.
• Pastikan bahwa proyek berada dalam batas-batas hukum yang berlaku.

9. Rencana Pelaksanaan Proyek

• Sertakan rencana pelaksanaan proyek secara umum, termasuk tahapan pelaksanaan, jadwal, sumber daya, dan tanggung jawab tim proyek.

10. Kesimpulan dan Rekomendasi

• Buat kesimpulan singkat tentang manfaat proyek dan keputusan investasi yang direkomendasikan.
• Jelaskan mengapa proyek ini layak untuk dilaksanakan dan memberikan rekomendasi kepada pemangku kepentingan untuk melanjutkan proyek.

11. Persetujuan dan Tanda Tangan

• Persiapkan formulir persetujuan untuk mendapatkan tanda tangan dari sponsor atau pihak berwenang lainnya.
• Pastikan bahwa semua pihak yang terlibat telah menyetujui Business Case sebelum melanjutkan dengan proyek.

Dengan mengikuti panduan di atas, Anda dapat membuat dokumen Business Case yang komprehensif dan mendukung pengambilan keputusan investasi yang tepat dalam proyek TI. Dokumen ini menjadi dasar yang kuat untuk memastikan bahwa proyek tersebut memiliki alasan yang jelas dan manfaat yang signifikan bagi perusahaan atau organisasi.