Contoh Dokumen Communication Plan

Dokumen Communication Plan

• Project Title: Implementasi Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) Berbasis Web
• Project Manager: [Nama Project Manager]
• Project Sponsor: [Nama Project Sponsor]

1. Tujuan Komunikasi

• Memastikan semua pemangku kepentingan memahami tujuan proyek dan informasi terkait.

2. Pemangku Kepentingan (Stakeholders)

• Manajemen Senior: [Nama-nama]
• Tim Proyek: [Nama-nama]
• Karyawan: [Nama-nama]
• Vendor: [Nama-nama]
• Mitra Eksternal: [Nama-nama]
• Lainnya: [Nama-nama]

3. Jenis Komunikasi

• Rapat Proyek: Setiap minggu, Rabu pukul 10:00 WIB via Zoom.
• Laporan Progress: Setiap akhir bulan.
• Surat Pemberitahuan: Untuk perubahan penting dalam jadwal atau kebijakan.

4. Metode Komunikasi

• Email: Untuk komunikasi sehari-hari.
• Rapat: Secara virtual melalui platform Zoom.
• Laporan Tertulis: Dikirim melalui email atau dokumentasi proyek.

5. Frekuensi Komunikasi

• Harian: Pembaruan singkat melalui email.
• Mingguan: Rapat proyek dan laporan progress.
• Bulanan: Laporan resmi proyek.

6. Pengecekan Kembali Komunikasi

• Kritik dan Saran: Evaluasi setiap akhir rapat proyek.
• Survei Kepuasan: Setiap 3 bulan untuk memeriksa keefektifan komunikasi.

7. Tanggung Jawab Komunikasi

• Project Manager: Menyampaikan pembaruan kepada tim dan pemangku kepentingan.
• Tim Proyek: Berpartisipasi dalam rapat dan memberikan pembaruan.
• Komunikasi Eksternal: Koordinasi dengan vendor dan mitra eksternal.

8. Alat dan Sumber Daya Komunikasi

• Platform Email Perusahaan.
• Zoom untuk Rapat Virtual.
• Dokumentasi Proyek: Laporan, presentasi, dan catatan rapat.

9. Kontrol Perubahan Komunikasi

• Perubahan dalam jadwal rapat harus disetujui oleh Project Sponsor.
• Perubahan signifikan dalam metode komunikasi memerlukan persetujuan dari Manajemen Senior.

10. Jadwal Komunikasi

• Rapat Proyek: Setiap Rabu pukul 10:00 WIB.
• Laporan Progress: Setiap akhir bulan.
• Surat Pemberitahuan: Sesuai kebutuhan untuk perubahan penting.

11. Evaluasi Efektivitas Komunikasi

• Survei Kepuasan: Setiap 3 bulan.
• Analisis Keterbacaan Email: Setiap bulan.

12. Lampiran

• Daftar Pemangku Kepentingan
• Jadwal Rapat Proyek
• Contoh Surat Pemberitahuan

Disetujui Oleh:

[Nama Project Sponsor] - [Tanggal]