Dokumen Charter Approval Form adalah formulir yang digunakan untuk mendapatkan persetujuan resmi dari sponsor atau pihak berwenang lainnya terkait dengan Project Charter. Formulir ini memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam proyek telah menyetujui dan memahami tujuan, lingkup, dan tanggung jawab proyek secara menyeluruh. Berikut adalah panduan langkah demi langkah dalam membuat Charter Approval Form:
Informasi Proyek
- Tentukan judul proyek yang jelas dan deskriptif.
- Sertakan nomor referensi proyek (jika ada) dan tanggal pembuatan dokumen.
Deskripsi Proyek
- Berikan deskripsi singkat tentang tujuan proyek dan manfaat yang diharapkan.
- Jelaskan ruang lingkup proyek, deliverables utama, batasan-batasan, dan kriteria kesuksesan proyek.
Rencana Manajemen Proyek
- Sertakan informasi tentang struktur organisasi proyek, peran dan tanggung jawab anggota tim proyek, dan hubungan hierarki.
- Jelaskan rencana komunikasi, manajemen risiko, manajemen perubahan, dan pengendalian proyek.
Persetujuan Pihak Terkait
- Tentukan pihak-pihak yang harus memberikan persetujuan terhadap Project Charter.
- Misalnya, sponsor proyek, manajemen senior, atau komite proyek yang relevan.
Rencana Pelaksanaan Proyek
- Tetapkan jadwal pelaksanaan proyek, milestone penting, dan tenggat waktu.
- Identifikasi sumber daya yang diperlukan dan alokasi anggaran proyek.
Tanggapan Risiko
- Tinjau risiko utama yang teridentifikasi dalam Project Charter.
- Jelaskan strategi mitigasi risiko yang akan diterapkan.
Persetujuan
- Buat bagian persetujuan yang mencakup kolom untuk nama, jabatan, dan tanda tangan pihak yang memberikan persetujuan.
- Sertakan tanggal persetujuan untuk mencatat waktu persetujuan.
Catatan Tambahan
- Sediakan ruang untuk catatan tambahan atau komentar terkait persetujuan proyek.
- Misalnya, catatan perubahan yang diusulkan, tanggapan dari pihak terkait, atau persyaratan tambahan yang diperlukan.
Persetujuan Akhir
- Pastikan bahwa semua informasi dalam Charter Approval Form telah diverifikasi dan disetujui oleh pihak yang berwenang.
- Persiapkan formulir persetujuan akhir untuk mendapatkan tanda tangan dari sponsor atau pihak berwenang yang menyetujui Project Charter.
Distribusi Dokumen
- Setelah disetujui, distribusikan Charter Approval Form kepada seluruh anggota tim proyek dan pemangku kepentingan terkait.
- Pastikan bahwa semua pihak yang terlibat memahami dan menyetujui isi dari Project Charter.
Revisi dan Pembaruan
- Lakukan revisi dan pembaruan Charter Approval Form jika ada perubahan signifikan dalam proyek.
- Pastikan bahwa semua perubahan direview dan disetujui oleh pihak yang berwenang.
Dengan mengikuti panduan di atas, Anda dapat membuat Charter Approval Form yang lengkap dan sesuai dengan kebutuhan proyek. Dokumen ini menjadi bukti persetujuan resmi terhadap Project Charter dan memastikan kesepakatan antara semua pihak terkait sebelum memulai pelaksanaan proyek.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar