Project Charter Draft adalah dokumen awal yang membentuk dasar untuk memulai sebuah proyek. Dokumen ini mencakup informasi penting tentang tujuan, ruang lingkup, risiko, sumber daya, dan pemangku kepentingan proyek. Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat Project Charter Draft:
Judul dan Identifikasi Proyek
- Beri judul yang jelas dan deskriptif untuk proyek.
- Identifikasi nama proyek, nomor referensi (jika ada), dan tanggal pembuatan dokumen.
Pendahuluan
- Tuliskan latar belakang proyek dan alasan mengapa proyek ini dilaksanakan.
- Jelaskan manfaat yang diharapkan dari proyek ini bagi perusahaan atau organisasi.
Tujuan Proyek
- Tetapkan tujuan proyek secara spesifik, terukur, realistis, dan terbatas pada waktu (SMART).
- Jelaskan secara singkat apa yang ingin dicapai dengan proyek ini.
Deskripsi Proyek
- Jelaskan secara detail apa yang akan dilakukan dalam proyek.
- Sertakan informasi tentang produk atau layanan yang akan dihasilkan.
Ruang Lingkup Proyek
- Tentukan batasan-batasan proyek secara jelas dan rinci.
- Identifikasi deliverables utama yang diharapkan dari proyek ini.
Pemangku Kepentingan
- Buat daftar pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek.
- Jelaskan peran dan tanggung jawab masing-masing pemangku kepentingan.
Risiko dan Peluang
- Identifikasi risiko utama yang mungkin timbul selama pelaksanaan proyek.
- Tinjau peluang yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kesuksesan proyek.
Jadwal dan Sumber Daya
- Buat estimasi jadwal proyek beserta milestone penting.
- Tentukan sumber daya manusia, teknologi, dan anggaran yang diperlukan untuk proyek.
Manajemen Risiko
- Sertakan strategi mitigasi risiko yang akan diterapkan.
- Tentukan tindakan pencegahan yang dapat dilakukan untuk mengurangi risiko.
Komunikasi dan Rapat Proyek
- Rencanakan frekuensi dan metode komunikasi yang akan digunakan dalam proyek.
- Tentukan jadwal rapat proyek dan daftar hadir yang terkait.
Persetujuan
- Persiapkan formulir persetujuan untuk mendapatkan tanda tangan dari sponsor atau pihak berwenang lainnya.
- Pastikan bahwa semua pihak yang terlibat telah menyetujui Project Charter Draft sebelum memulai proyek.
Revisi dan Pemeriksaan
- Lakukan pemeriksaan dan revisi dokumen secara berkala sesuai dengan perkembangan proyek.
- Pastikan informasi dalam Project Charter Draft tetap relevan dan akurat.
Distribusi Dokumen
- Setelah disetujui, distribusikan Project Charter Draft kepada seluruh tim proyek dan pemangku kepentingan terkait.
- Pastikan bahwa semua pihak yang terlibat memahami isi dokumen dan tanggung jawab masing-masing.
Dengan mengikuti panduan di atas, Anda dapat membuat Project Charter Draft yang komprehensif dan mendukung kesuksesan pelaksanaan proyek. Dokumen ini menjadi pedoman utama bagi tim proyek dalam menjalankan proyek sesuai dengan tujuan dan harapan yang telah ditetapkan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar